مدیریت طرح و برنامه

چرخه حیات طرح (The Program Life Cycle)

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

طرح ها با هدف تحویل مزایای، بوسیله توسعه ظرفیتهای جدید و یا بالا بردن ظرفیتهای جاری در حال اجرا هستند . برای تحقق این هدف،مدیران طرح، اجزاء طرح (شامل زیر طرحها، پروژه ها و سایر کارها) را با هدف تحویل مزایای، مدیریت و یکپارچه می نمایند. طرح ها مانند پروژه ها،مزایای آنها تعریف،تحویل و تمام می شوند .جزئیات این تلاشها بستگی به نوع طرح دارد.طرح ها معمولا وقتی شروع می شوند که بودجه آن پذیرفته و یا مدیر طرح مشخص شده باشد.اصولا ملاحضاتی (همراستایی استراتژی طرح و نظارت بر طرح) قبل از تعریف و پذیرش طرح وجود دارد.در طی فاز تحویل طرح (Program Delivery)،اجزاء تعریف ،برنامه ریزی،انجام و مزایای آنها تحویل می شوند . 

 طرح پس از پذیرش توسط کمیته نظارت بر طرح به اتمام می رسد.این اتمام با تحقق اهداف و یا تغییر مسیر استراتژیک صورت می گیرد.طرح ها اغلب توسط 3 فاز اصلی پیاده سازی می شوند.این فازها شامل وارد ذیل می باشد :

فاز تعریف طرح (Program Definition Phase) : فعالیتهای تعریف طرح معمولا به عنوان نتیجه برنامه استراتژیک جهت انجام مزایای سازمانی یا وظعیت مورد نظر درون پورتفولیو سازمان، رخ می دهد .ممکن کست تعدادی از فعالیتها توسط کمیته مدیریت پورتفولیو پیش از شروع فاز تعریف طرح صورت پذیرد .فعالیتهای مدیریت پورتفولیو شامل توسعه مفاهیم (برای محصولات، یا خروجی های سازمانی)، چارچوب های حیطه (Scope Framework)، نیازمندیهای اولیه، خطوط زمانی، خروجی ها و دستورعملهای پذیرفته شده هزینه می باشد.هدف اصلی فاز تعریف طرح (The Program Definition Phase) تشریح اهداف مورد کسب و کار (Bussiness Case) یا برنامه استراتژیک و انتظارات از خروجی های طرح می باشد.این کار در ابتدا با بروز رسانی مورد کسب و کار و برنامه های طرح انجام می گیرد و بعدا در نقشه راه  طرح (Program Roadmap) مستند سازی می شود.جزئیات بیشتر در برنامه مدیریت طرح (Program Management Plan) ایجاد می شود.خروجی این فاز، پذیرش مستند برنامه مدیریت طرح می باشد.تعریف طرح معمولا به دو زیر فاز (1- تدوین برنامه 2- آماده سازی برنامه) مجزا تقسیم می شود اما هم پوشانی نیز دارند.

فاز تحویل مزایای طرح (Program Benefits Delivery Phase) : طی این فاز تکرار،برای تسهیل تحویل مزایای مد نظر طرح، اجزای طرح برنامه ریزی، یکپارچه سازی و مدیریت می شوند.تیم طرح مسئولیت نظارت و پشتیبانی بر وضعیت اجزاء برای تکمیل موفقیت  آنها را بر عهده دارد. فعالیت و کارهای اجزاء زیر چتر طرح برای تسهیل مدیریت و تحویل مزایای طرح، یکپارچه می شوند.این کار در این فاز شامل برنامه و اجزاء می باشد.برنامه های مدیریت اجزاء (مدیریت هزینه، مدیریت حیطه، مدیریت زمان، مدیریت ریسک، مدیریت منابع و غیره)در سطح اجزا توسعه و در سطح طرح برای نگهداری همراستایی با مسیر طح جهت تحویل مزایای طرح، یکپارچه می شوند.تسهیلکنندگان طرح با اجزا برای تحقق اهداف، مدیریت تغییرات و تعدیل ریسکها و مشکلات جهت موفقیت، تعامل دارند .طرح ها اصولا عناصری نا مشخص تا زمان برنامه مدیریت طرح و نقشه راه آن تهیه نشده باشد، دارند.

اتمام و انتقال اجزا: پس از تهیه خروجی اجزاء طرح و هدایت موفقیت آمیز خروجی های محصولات،سرویسها و نتایج، آنها ممکن است بسته و یا پس از انتقال به  سازمان اتمام یابند. انتقال نیازمند فعالیت های متداول مانند پشتیبانی محصول، مدیریت سرویس، مدیریت تغییرات، تعاملات با کاربران یا پشتیبانی مشتری از اجزاء طرح برای عملیات پشتیبانیبرای تحقق مزایای متداول، می باشد.

فاز اتمام طرح (Program Closure Phase) :هدف از این فاز اجرای کنترل شده اتمام طرح می باشد.این فاز شامل دو زیر فاز (1-انتقال طرح2- اتمام طرح) می باشد.انتقال طرح، پیش از انتقال طرحکمیته طرح مشورت می کند برای مشخص کردن آنکه : (1) طرح تمام مزایای مورد نطر را پوشش داده است و تمام کار انتقال درون اجزآ انجام شده است (2) فعالیت معلق یا طرح دیگری که نمای کلی مزایای متداول برای این طرح باشد وجود داردو در مورد دوم ممکن است کار واگذاری منابع،مسئولیتها، دانش، درسهای آموخته شده به مجودیتهای دیگری انجام شود.پیش از اتمام طرح ، مدیر طرح فعالیتهای انتقال و گرفتن پذیرش رسمی اتمام را انجام می دهد.اتمام طرح،به محض آنکه حامی سازمانی اتمام طرح را پذیرفتن، فعالیتهای زیادی بابت اتمام طرح رخ می دهد 

بالا